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¿Estás fichando bien? 5 errores comunes de las empresas con el control horario

May 13 — 2025

Desde que la normativa de control horario entró en vigor en España en 2019, muchas empresas han implantado sistemas de registro de jornada. Pero… ¿están todas cumpliendo realmente con lo que exige la ley?

Aparentar tener el sistema no es suficiente. Los errores, incluso si son involuntarios, pueden suponer multas de hasta 7.500 €, pérdida de credibilidad y problemas laborales internos. En este artículo te explicamos los 5 errores más frecuentes que cometen las empresas con el control horario y cómo evitarlos.

1. No guardar los registros durante 4 años

Uno de los errores más comunes (y más graves) es no conservar los registros durante el plazo legal.

Lo que dice la ley:

Las empresas están obligadas a conservar los registros diarios de jornada durante al menos 4 años y tenerlos disponibles para trabajadores, sindicatos y la Inspección de Trabajo.

Error típico:

Algunas empresas utilizan sistemas manuales (Excel, fichajes en papel, etc.) y pierden datos con el tiempo. Otras simplemente no almacenan correctamente la información, o la eliminan tras unos meses por error.

Cómo evitarlo:

Usa un sistema digital que guarde automáticamente los registros.
Asegúrate de que los datos sean accesibles y exportables para futuras auditorías.

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Controla la jornada laboral de tu equipo con un sistema de presencia fiable, legal y adaptado a tu empresa.

2. No incluir a todos los trabajadores (teletrabajo incluido)

Muchas empresas solo aplican el fichaje a empleados presenciales, olvidando a quienes trabajan en remoto o en movilidad.

Lo que exige la normativa:

Todos los trabajadores deben fichar: presenciales, en remoto, a jornada parcial, completa, eventuales, etc.

Error típico:

Creer que un empleado en teletrabajo o directivo no necesita fichar. También es frecuente no establecer un sistema adaptado para quienes no están físicamente en la oficina.

Cómo evitarlo:

Implanta un sistema de fichaje remoto (app, navegador, geolocalización…).
Asegúrate de que el método sea válido ante Inspección (con trazabilidad y garantías).

3. No diferenciar entre jornada ordinaria y horas extra

No basta con fichar entrada y salida: el sistema debe reflejar claramente las horas extraordinarias si las hay.

Lo que dice la normativa:

La empresa debe registrar el tiempo efectivo de trabajo y controlar si se superan las horas pactadas por contrato. En caso de horas extra, deben notificarse y compensarse adecuadamente.

Error típico:

Usar sistemas que solo indican el total diario sin indicar el horario pactado por convenio o contrato.
No separar en los informes las horas ordinarias de las extraordinarias.

Cómo evitarlo:

Asegúrate de que el sistema de control horario tenga un módulo de análisis de jornada.
Establece los horarios de cada trabajador en la herramienta para detectar automáticamente excesos.

4. No dar acceso al trabajador a su histórico

El trabajador tiene derecho a acceder a su registro horario y saber cómo se está gestionando su tiempo laboral.

Lo que dice la ley:

El sistema debe permitir al trabajador consultar sus fichajes y registros de jornada en cualquier momento.

Error típico:

El sistema no es accesible al trabajador o depende de que RRHH le envíe un resumen manual. Esto genera desconfianza y falta de transparencia.

Cómo evitarlo:

Usa un portal del empleado donde cada trabajador pueda ver sus fichajes, horas, ausencias y vacaciones.
Automatiza alertas o informes mensuales.

Asegúrate de estar cubierto legalmente y de proteger los datos de tus usuarios correctamente.
Déjanos ayudarte a crear tu política de privacidad hoy mismo.

5. Utilizar sistemas sin trazabilidad ni seguridad jurídica

Un error más común de lo que parece es usar herramientas que no garantizan la integridad de los datos.

Lo que pasa:

Fichajes manipulables o editables por el empleado o el supervisor.
Registros sin hora exacta o sin geolocalización.
Herramientas sin respaldo legal, no homologadas.

¿Qué puede suponer?

Si la Inspección detecta manipulación o falta de fiabilidad, considera que el sistema no cumple la ley.
Las consecuencias van desde multas hasta problemas legales con los trabajadores.

Cómo solucionarlo:

Elige un sistema homologado, con trazabilidad, bloqueo de edición y firma digital.
Asegúrate de que tenga soporte ante Inspección y cumpla RGPD.

¿Qué pasa si tu empresa comete alguno de estos errores?

Además de las sanciones económicas (que van desde 626 € hasta 7.500 €), una mala gestión del control horario puede derivar en:

Reclamaciones de empleados.
Demandas laborales por exceso de jornada no compensada.
Inspecciones sorpresa de Trabajo con consecuencias legales.

Cómo saber si estás cumpliendo: haz un test gratuito

Hemos preparado un test gratuito de diagnóstico para que sepas si tu empresa cumple con la normativa de control horario. En solo 1 minuto sabrás si estás en riesgo o si vas por buen camino.

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Solución: Un sistema legal, digital y sencillo

En nuestra asesoría ayudamos a empresas como la tuya a:

Implantar un sistema legal y adaptado al tipo de empresa.
Digitalizar el control horario (incluso con empleados en remoto).
Generar informes para auditorías e Inspección.
Reducir el papeleo y aumentar la confianza interna.

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Conclusión

Tener un sistema de control horario no basta: hay que hacerlo bien. Evitar estos errores es clave para cumplir la normativa, proteger tu empresa y mejorar la gestión interna. Si tienes dudas o crees que tu sistema actual no es suficiente, estás a tiempo de corregirlo.

Porque fichar no es solo cumplir la ley. Es proteger tu negocio.

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